Desafio
A Universidade Castelo Branco é uma instituição de ensino superior privada localizada no Rio de Janeiro, Brasil. Fundada em 1971, a UCB oferece mais de 30 cursos de graduação, além de pós-graduação e extensão. Sendo uma universidade e consequentemente com prerrogativa de registro de diplomas, a instituição tinha interesse na automatização desse processo, com a garantia de eficiência e segurança na gestão da informação. O desafio era constituído de:
- Automatização do Registro de Diploma;
- Digitalização do Acervo Acadêmico;
- Otimização da Secretaria Acadêmica;
- Implementação do Diploma, Histórico e Currículo Escolar Digitais;
Solução
Inicialmente, foi implantado o DIPLOMAX Registro, uma solução para acompanhar o registro de diplomas da Universidade. Com a satisfação da instituição com o serviço prestado, houve interesse em avançar com a parceria e contratar novos serviços.
O primeiro passo na jornada da transformação digital foi a digitalização do acervo acadêmico, realizada na sede da Debarry – Inovação e Tecnologia, em Belo Horizonte. Em seguida, o GED DocXPress foi implementado para gerenciar toda a documentação, digitalizada em conformidade com o Decreto 9.235 – Art. 104, de dezembro de 2017. A partir desse momento, a gestão se torna totalmente digital, proporcionando meios de gerenciar, localizar, armazenar, autenticar e compartilhar a documentação.
Uma vez digitalizadas e indexadas as informações, foi implementado o Módulo DIPLOMAX, ferramenta desenvolvida para a emissão e gestão de diplomas, históricos e currículos escolares digitais.
Resultados
- Digitalização dos dossiês de todos os alunos de graduação:
- Facilidade de recuperação e compartilhamento de toda a informação digitalizada;
- Segurança e praticidade na emissão do Diploma e Histórico Escolar Digitais;
- Automatização do processo de Registro de Diplomas Digitais;
- Redução de custos e maior segurança com a automatização da Secretaria Acadêmica.