Digitalização De Documentos: Escolhendo A Empresa Parceira

Sua empresa está em busca de redução de custos, organização da informação e otimização de tempo? A digitalização de documentos consegue oferecer todos esses benefícios e mais. Mas é necessário contratar uma empresa de confiança, que tenha conhecimento do processo e que esteja preparada para fornecer o serviço mais adequado à sua organização.
Neste post falaremos sobre digitalização de documentos, a necessidade de contratação desse serviço e como escolher a empresa parceira.

COMO SABER SE PRECISO DO SERVIÇO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

O serviço de digitalização de documentos é indicado para empresas com volume considerável de documentos e que necessitam de rápido acesso a essa informação.
Tão importante quanto uma digitalização de qualidade é a contratação de uma plataforma para realizar a gestão dos documentos, pois sem ela, os arquivos ficarão espalhados e sem nenhum tipo de padrão nas máquinas. Seus funcionários por sua vez gastarão muito tempo com a busca das informações e mais ainda com a categorização dos documentos. Assim sendo, é muito importante adotar um serviço de digitalização associado à gestão eletrônica de documentos (GED). Já abordamos esse assunto em outro post chamado “GED: o que é e por que você precisa dele” Em suma, o GED é um sistema construído para gerenciar, armazenar e controlar o fluxo de documentos e informação da sua empresa.

QUAIS OS CUSTOS ENVOLVIDOS NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE DIGITALIZAÇÃO?

Quando sua empresa decidir pelo investimento na digitalização, alguns pontos são necessários levar em consideração:

  • a cobrança mais usual pela digitalização é por meio da quantidade de páginas.  Se você for uma instituição de ensino superior, a digitalização pode ser por número de dossiês de aluno, por exemplo. Verifique qual é a melhor opção pra sua empresa;
  • observe sempre o formato e a resolução do produto final e como ele será entregue;
  • preste atenção se no orçamento a empresa prestadora do serviço estipula um prazo para a conclusão e qual destino ficará combinado para os arquivos físicos;
  • é preciso levar em consideração o custo da implantação e manutenção do GED.

O QUE DEVO LEVAR EM CONSIDERAÇÃO NA HORA DE ESCOLHER QUEM DIGITALIZARÁ MEUS DOCUMENTOS

Como qualquer outra contratação de serviço sempre devemos pesquisar sobre a reputação da empresa. Verifique se a mesma possui clientes do mesmo nicho que o seu, pois com maior experiência diminuem-se os riscos de erro no processo de digitalização.

Por aqui, no nosso blog, já comentamos sobre as etapas e os benefícios da nossa digitalização, que vão de ganho de tempo na busca por informação, por consequência maior produtividade, até mais espaço livre. Além disso, a digitalização produz também arquivos com texto pesquisável (OCR) e imagens mais nítidas que proporcionam uma leitura mais clara do conteúdo.

Outra questão importante é a segurança da informação. No Doc.Xpress os documentos são guardados com os nomes criptografados, para que não possam ser acessados sem a intermediação da ferramenta. Login e senha individual são obrigatórios para acesso aos documentos com aplicação de captcha, evitando tentativas de quebra de senha de pessoas mal intencionadas. Toda a solução Doc.Xpress realiza o registro de eventos. Ela grava qualquer atividade, em qualquer documento, possibilitando uma maior rastreabilidade. Utilizamos também os recursos de hash, gerados no cadastro dos documentos e guardados para conferência posterior, atendendo assim, o requisito de não redundância de documentos na plataforma. E por fim, confira se a empresa possui suporte técnico. É imprescindível poder contar com um canal de atendimento ao cliente sempre que essa demanda for necessária.

Quer saber mais sobre nossa solução de GED e nossos serviços de consultoria? Entre em contato e converse com um especialista.

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1 Comment
10 de abril de 2023

Even if we do not talk about 5G (specifically), the security talent in general in the country is very sparse at the moment. We need to get more (security) professionals in the system.

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