Sua empresa está em busca de redução de custos, organização da informação e otimização de tempo? A digitalização de documentos consegue oferecer todos esses benefícios e mais. Mas é necessário contratar uma empresa de confiança, que tenha conhecimento do processo e que esteja preparada para fornecer o serviço mais adequado à sua organização.
Neste post falaremos sobre digitalização de documentos, a necessidade de contratação desse serviço e como escolher a empresa parceira.
COMO SABER SE PRECISO DO SERVIÇO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
O serviço de digitalização de documentos é indicado para empresas com volume considerável de documentos e que necessitam de rápido acesso a essa informação.
Tão importante quanto uma digitalização de qualidade é a contratação de uma plataforma para realizar a gestão dos documentos, pois sem ela, os arquivos ficarão espalhados e sem nenhum tipo de padrão nas máquinas. Seus funcionários por sua vez gastarão muito tempo com a busca das informações e mais ainda com a categorização dos documentos. Assim sendo, é muito importante adotar um serviço de digitalização associado à gestão eletrônica de documentos (GED). Já abordamos esse assunto em outro post chamado “GED: o que é e por que você precisa dele” Em suma, o GED é um sistema construído para gerenciar, armazenar e controlar o fluxo de documentos e informação da sua empresa.
QUAIS OS CUSTOS ENVOLVIDOS NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE DIGITALIZAÇÃO?
Quando sua empresa decidir pelo investimento na digitalização, alguns pontos são necessários levar em consideração:
- a cobrança mais usual pela digitalização é por meio da quantidade de páginas. Se você for uma instituição de ensino superior, a digitalização pode ser por número de dossiês de aluno, por exemplo. Verifique qual é a melhor opção pra sua empresa;
- observe sempre o formato e a resolução do produto final e como ele será entregue;
- preste atenção se no orçamento a empresa prestadora do serviço estipula um prazo para a conclusão e qual destino ficará combinado para os arquivos físicos;
- é preciso levar em consideração o custo da implantação e manutenção do GED.
O QUE DEVO LEVAR EM CONSIDERAÇÃO NA HORA DE ESCOLHER QUEM DIGITALIZARÁ MEUS DOCUMENTOS
Como qualquer outra contratação de serviço sempre devemos pesquisar sobre a reputação da empresa. Verifique se a mesma possui clientes do mesmo nicho que o seu, pois com maior experiência diminuem-se os riscos de erro no processo de digitalização.
Por aqui, no nosso blog, já comentamos sobre as etapas e os benefícios da nossa digitalização, que vão de ganho de tempo na busca por informação, por consequência maior produtividade, até mais espaço livre. Além disso, a digitalização produz também arquivos com texto pesquisável (OCR) e imagens mais nítidas que proporcionam uma leitura mais clara do conteúdo.
Outra questão importante é a segurança da informação. No Doc.Xpress os documentos são guardados com os nomes criptografados, para que não possam ser acessados sem a intermediação da ferramenta. Login e senha individual são obrigatórios para acesso aos documentos com aplicação de captcha, evitando tentativas de quebra de senha de pessoas mal intencionadas. Toda a solução Doc.Xpress realiza o registro de eventos. Ela grava qualquer atividade, em qualquer documento, possibilitando uma maior rastreabilidade. Utilizamos também os recursos de hash, gerados no cadastro dos documentos e guardados para conferência posterior, atendendo assim, o requisito de não redundância de documentos na plataforma. E por fim, confira se a empresa possui suporte técnico. É imprescindível poder contar com um canal de atendimento ao cliente sempre que essa demanda for necessária.
Quer saber mais sobre nossa solução de GED e nossos serviços de consultoria? Entre em contato e converse com um especialista.