A Portaria nº 360, publicada pelo Ministério da Educação (MEC) em maio de 2022, trouxe mudanças significativas para a gestão documental das instituições de ensino superior (IES) brasileiras. A norma dispõe sobre a conversão obrigatória do acervo acadêmico físico para o meio digital, estabelecendo prazos e diretrizes para a implementação dessa iniciativa. Neste post, vamos abordar os principais pontos da Portaria 360 do MEC, esclarecer suas implicações para as IES e oferecer um guia completo para auxiliar na adequação à nova normativa.
O Que é a Portaria 360 do MEC?
A Portaria 360 do MEC estabelece novas diretrizes e regulamentações para as instituições de ensino superior no Brasil, incluindo a conversão obrigatória do acervo acadêmico físico para o meio digital. Essa portaria visa aprimorar a qualidade da educação, promover maior transparência e assegurar que as instituições mantenham padrões elevados de ensino
O Que Muda com a Portaria 360?
1. Emissão de Documentos Digitais
A partir de 1º de agosto de 2022, a emissão de novos documentos acadêmicos em formato físico foi proibida. Isso significa que todos os documentos gerados a partir dessa data, como históricos escolares, diplomas, certificados e outros, devem ser emitidos digitalmente. Além disso, a emissão de documentos físicos foi proibida.
2. Conversão do Acervo Acadêmico Físico
A Portaria 360 estabelece que as IES devem converter o acervo acadêmico físico existente para o meio digital. Essa conversão deve ser realizada de forma gradual, de acordo com um cronograma definido pela própria instituição.
Principais Mudanças Introduzidas pela Portaria 360
1. Requisitos de Qualidade
A Portaria 360 estabelece critérios mais rigorosos para a avaliação de cursos e instituições, incluindo a exigência de corpo docente mais qualificado, infraestrutura adequada e programas de apoio ao estudante.
2. Transparência e Prestação de Contas
As instituições devem disponibilizar informações detalhadas sobre seus cursos, incluindo currículos, corpo docente, infraestrutura e resultados de avaliações anteriores. Assim, os estudantes podem tomar decisões mais informadas.
3. Inovação e Tecnologia
A nova portaria incentiva o uso de tecnologias inovadoras no ensino, promovendo a educação a distância (EaD) e o uso de plataformas de aprendizagem online.
4. Inclusão e Diversidade
A Portaria 360 destaca a importância da inclusão e da diversidade no ambiente educacional, incentivando políticas que promovam a igualdade de oportunidades para todos os estudantes.
Quais São os Benefícios da Digitalização do Acervo Acadêmico?
1. Maior Segurança e Confiabilidade dos Documentos
Os documentos digitais são menos suscetíveis a fraudes e falsificações, pois possuem assinaturas digitais e outras medidas de segurança. Portanto, a confiabilidade dos documentos aumenta significativamente.
2. Agilidade no Acesso à Informação
Os documentos digitais podem ser facilmente acessados por alunos, professores e colaboradores da instituição, a qualquer momento e de qualquer lugar.
3. Redução de Custos
A digitalização elimina a necessidade de armazenamento físico dos documentos, reduzindo custos com impressões, papelaria e espaço físico.
4. Sustentabilidade
A digitalização contribui para a preservação do meio ambiente, reduzindo o consumo de papel e outros recursos naturais.
5. Melhoria na Experiência do Usuário
Os alunos podem acessar seus documentos digitais de forma rápida e fácil, sem precisar se deslocar até a secretaria da instituição.
Como se Adequar à Portaria 360?
Para se adequar à Portaria 360, as IES devem seguir as seguintes etapas:
1. Criar um Comitê de Gestão
O comitê será responsável por elaborar um plano de ação para a implementação da Portaria 360, incluindo a definição de prazos, responsáveis e recursos necessários.
2. Definir um Software de GED
A IES deve escolher um software de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) que atenda às suas necessidades e requisitos. O GED será utilizado para armazenar, gerenciar e converter os documentos digitais. O DocXpress é um GED que atende a todas as especificidades da lei.
3. Converter o Acervo Acadêmico Físico
A conversão do acervo acadêmico físico para o meio digital pode ser realizada por meio de digitalização ou captura de dados. A IES deve escolher a metodologia mais adequada para sua realidade.
4. Emitir Documentos Digitais
A partir de 1º de agosto de 2022, todos os novos documentos acadêmicos devem ser emitidos digitalmente. A IES deve definir os procedimentos para a emissão e autenticação dos documentos digitais.
5. Capacitar os Colaboradores
A IES deve capacitar seus colaboradores para utilizar o software de GED e os procedimentos para a gestão de documentos digitais.
Conclusão
A Portaria 360 do MEC representa um avanço importante para o sistema educacional brasileiro. Suas diretrizes visam melhorar a qualidade da educação, aumentar a transparência e promover a inclusão e a diversidade. Portanto, as instituições de ensino precisam estar preparadas para se adaptar a essas mudanças e continuar oferecendo uma educação de alta qualidade para seus estudantes.
Para mais informações sobre a Portaria 360 do MEC e como ela pode impactar sua instituição, acesse o site oficial do MEC ou consulte especialistas em educação.