Conheça O Conceito Paperless E Entenda Seus Benefícios

A palavra paperless, traduzida do inglês, significa “sem papel”. Porém, existe um conceito usado atualmente por trás do termo. Tornar uma empresa paperless significaria empregar novas tecnologias reduzindo ao máximo a utilização de papel na rotina de trabalho dos funcionários.
Essa mudança além de seguir um fluxo normal da automatização de processos, segue uma necessidade ambiental, modernizando empresas, tornando-as seguras e ecologicamente corretas. Continue a leitura para entender mais sobre o conceito paperless e entender seus benefícios.

VAMOS CONVERSAR SOBRE ISSO?

Em um estudo realizado recentemente pela Universidade Federal do Paraná, analisou-se importação, exportação, e consumo aparente de papel no Brasil entre 1961 e 2016. O consumo aparente total no período foi de 106 milhões de toneladas, sendo 61 milhões de toneladas de papéis de escrever e imprimir, 24 milhões de toneladas de papéis de uso doméstico e sanitário, e 21 milhões de toneladas de papel de jornal. A curva de consumo aumentou durante o período supracitado devido ao crescimento populacional, porém a partir de 2010, notou-se um declínio no consumo de papel de jornal e no papel de escrever e imprimir.
Segundo o estudo:

“isso pode estar ligado ao fraco desempenho de economia do país e às condições desfavoráveis de emprego e renda, com impactos no poder de compra dos consumidores.”

Conseguimos ver ainda que:

o consumo per capita desses papéis saltou de cerca de 5 kg.hab-1 .ano-1 em 1961 para 20 kg.hab-1 .ano-1 em 2016, ou seja, um aumento de 4 vezes.”

Já no cenário mundial, conforme o site The World Count, calcula-se que a demanda por papel dobre até 2030, sendo que a indústria do papel é a terceira que mais polui a água, o ar e o solo. Felizmente, muitas empresas já têm retorno quanto a utilização de novas tecnologias para diminuir o uso de papel. O retorno do investimento é observado principalmente na geração de economia no orçamento geral da empresa.

QUAIS OS BENEFÍCIOS DE SER PAPERLESS?

É muito comum vermos gestores com receio de eliminar ou diminuir a utilização de papel no dia a dia da empresa. Muitas empresas utilizam o antigo modo de gestão por Desconhecerem as facilidades e as vantagens que o conceito paperless oferece. Ainda há, de certo modo, uma cultura que valoriza os documentos físicos mais que qualquer outro formato de apresentação  Nesse sentido, faz-se necessário empregar um novo mindset na cultura organizacional da empresa.
Após conhecer os benefícios e vantagens dessa mudança ficará fácil entender o que podemos fazer pela sua empresa.

REDUÇÃO DE CUSTOS

Em primeiro lugar, é fácil entender que quando não se utiliza papel não será necessário adquirir caixas e mais caixas de folha A4. Como consequência, não será necessário gastar com toner e tintas de impressora, muito menos com a manutenção desses equipamentos.

UTILIZAÇÃO DE ESPAÇO FÍSICO

Quando não há impressão de documentos, não há volume de documentos físicos para armazenar. Os documentos que já são existentes podem ser digitalizados e armazenados em nuvem. Dependendo do tamanho da empresa e do seu acervo, salas que antes ficavam ocupadas com papel, terão outra utilidade, como por exemplo, uma expansão na equipe.

FACILIDADE E AGILIDADE NO ACESSO ÀS INFORMAÇÕES

Conforme dito acima, quando se faz necessário digitalizar documentos antigos, eles podem ser indexados e organizados de forma a garantir uma recuperação simples e ágil. Assim, quando alguém precisa acessar algum documento, basta acessar o GED e fazer a busca em simples passos.

SEGURANÇA

Na gestão virtual, os documentos armazenados no GED só podem ser acessados mediante senha e ficam protegidos por criptografia, além de ficar em um ambiente controlado e com back-up. Dessa forma fica garantido a segurança da informação e de quem a acessa. Todo o histórico de acessos também fica gravado junto ao sistema, promovendo uma melhor rastreabilidade.

IMPACTO AMBIENTAL

Por último, mas não menos importante, o impacto ambiental é reduzido. Sem a demanda de papel, não há produção, ou seja, poupam-se árvores, água e rejeitos químicos.

COMO POSSO SER PAPERLESS?

Oferecemos soluções para você e sua empresa começarem sua jornada digital e se tornarem paperless.

Em primeiro lugar, a Debarry – Inovação e Tecnologia oferece serviço de digitalização, que já contempla a preparação, a captura das imagens e a indexação dos documentos. Uma vez digitalizados, os documentos ficarão armazenados em nuvem e serão acessados via navegador padrão, mediante senha e perfil controlado. O DocXpress oferece meios de compartilhar, autenticar e tramitar a documentação nele armazenada. Com o FAW – Fluxo de Assinatura Web, é possível apontar pessoas que assinarão digitalmente o documento por meio dos seus certificados digitais, sejam eles ICP-Brasil ou não. Tudo em meio digital, sem a necessidade de tramitação por malotes.

Para que sua empresa se torne uma Autoridade Certificadora Privada e tenha uma infraestrutura de chaves públicas própria, oferecemos o SIGNNA. Solução que permite a gestão dos certificados digitais emitidos pela sua instituição para próprios entes, colaboradores, funcionários, servidores, fornecedores. Em outras palavras, a sua empresa fica responsável por gerenciar suas próprias políticas e práticas para o uso do documento.

Para saber mais sobre o DocXpress e tornar sua empresa paperless, entre em contato conosco para entendermos mais sobre as necessidades da sua empresa

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11 de abril de 2023

Companies often neglect to have written standards and policies around their cybersecurity. Why? Because dozens of them are usually needed, covering everything from equipment management to backup procedures, admin credentialing, remote work policies, and so much more. But it’s well worth the effort.

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